De administratieve druk in de zorg neemt elk jaar toe, maar de verwachting is dat 2026 het kantelpunt wordt. De verwachtingen van verzekeraars worden nog scherper, dossiervorming moet strakker en incomplete administratie gaat direct impact hebben op de declaraties en kwaliteitstoetsing.
Veel zorgprofessionals willen het wel goed bijhouden, maar de realiteit is dat er te weinig tijd is, teveel regels en de richtlijnen steeds veranderen. Het gevolg is dat er achterstanden ontstaan, hierdoor neemt frustratie en werkdruk toe, wat ten koste gaat van de cliëntzorg.
Door nu alvast jouw praktijk voor te bereiden op 2026, zorg jij ervoor dat jij het jaar met rust en overzicht tegemoet gaat.
Kan je wel een paar handen gebruiken in de ondersteuning? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in.
Waarom is 2026 zo’n belangrijk jaar voor zorgpraktijken?
De sector staat op scherp. De belangrijkste ontwikkelingen zijn:
-
Strengere vereisten voor digitale dossiervorming
-
Sneller afkeuren van declaraties bij ontbrekende gegevens
-
Meer transparantie richting verzekeraars
-
Verscherpte toezichtmomenten en hogere eisen aan rapportages
-
Druk om werkdruk te verlagen door administratieve processen te optimaliseren
Praktijken die hun administratie nu niet goed op orde hebben, lopen in 2026 meer risico op vertragingen, afkeuringen en zelfs financiële correcties.
Stap 1. Breng je huidige administratieve processen in kaart
Zonder duidelijk beeld van je huidige situatie kun je niet verbeteren.
Breng daarom in beeld waar er knelpunten zijn in jouw praktijk, denk hierbij aan:
- Dossiers zijn incompleet of versnipperd
- Declaraties blijven liggen of worden afgekeurd
- Urenregistratie klopt niet of ontbreekt
- Formulieren en evaluaties zijn niet op orde
- Taken worden dubbel gedaan of vergeten
- Papieren en digitale administratie lopen door elkaar
Check binnen 30 minuten of de volgende punten op orde zijn:
- Alle dossiers zijn volledig volgens geldende eisen
- Declaraties worden binnen 5 werkdagen verwerkt
- Er is een duidelijke workflow voor intake -> behandeling -> verslaglegging -> rapportage
- Iedereen weet wat wanneer moet gebeuren
- De administratie is binnen 10 minuten terug te vinden
Hoe meer “nee” je hebt, hoe groter de winst die je in 2026 gaat boeken met optimaliseren.
Stap 2. Optimaliseer dossieropbouw en cliëntregistratie
Dossiers hebben een minimale eisenpakket voor 2026, te weten:
- Volledig, actueel en consitent
- Moeten doelen, evaluaties en behandelverslagen bevatten
- Zijn tijdig bijgewerkt
- Zijn toegankelijk voor audit, inspectie of verzekeraar
Het probleem is vaak dat de verlagen te kort zijn en relevante informatie missen. Een plan van aanpak niet altijd wordt geupdatet of geevalueerd worden.
Wil je in 2026 soepel starten? Laten we dan snel kennismaken, ik help je graag op weg.
Stap 3. Stroomlijn je declaratieproces
De declaraties worden nog strenger gecontroleerd in 2026. Als praktijk loop je risico als je onvolledige of niet-onderbouwde uren declareert. Ontbreken er diagnoses of behandelcodes op de declaratie? Dan is er een grote kans dat deze wordt afgekeurd. Declaratie te laat ingestuurd, dan is het de vraag of jij betaald krijg.
Als je werkt met een vast stappenplan kan je veel problemen voorkomen. Daarnaast is het handig om alle informatie op één plek te registeren. Check alle uitgaande declaraties voordat ze verstuurd worden en probeer te automatiseren waar dit mogelijk is.
Dit voorkomt dat jouw praktijk inkomsten verliest en verkort daarnaast ook de doorlooptijd.
Stap 4. Automatiseer administratietaken
Met automatiseringen verlaag je de werkdruk zonder extra persoon in te hoeven schakelen.
Maar wat valt er dan allemaal te automatiseren?
- Urenregistratie
- Declaraties & facturatie
- Rapportages
- Intakeformulieren
- E-mails naar cliënten, denk aan herinneringen en bevestigingen
- Planning & agenda
Automatiseren betekent niet dat je een groot systeem hoeft te kopen, vaak kan je al met eenvoudige workflows enorm veel problemen oplossen.
Stap 5. Bereid je team (of jezelf) voor op nieuwe werkwijzen
Je hebt je processen geoptimaliseerd, maar nu loop je er tegenaan dat niemand deze ook volgt. Maak daarom van tevoren duidelijke afspraken en een taakverdeling. Zorg voor terugkerende kwaliteitscontroles en korte evaluatiemomenten zodat je ook input van je team ontvangt.
Een goed proces valt of staat met uiteindelijk met discipline.
2026 wordt makkelijker als je vandaag begint.
Als jij jouw praktijk goed voorbereidt op 2026 kan jij moeiteloos voldoen aan de administratieve eisen, ga je efficiënter werken en heb je meer tijd over voor wat jij echt graag wilt: zorg verlenen.
En het lukt het je niet om alle ballen omhoog te houden? Schakel dan tijdig hulp in van een Zorg VA zoals mijzelf. Binnen 30 dagen kan een goede VA je namelijk al 40-70% tijdsbesparing opleveren die jij om kunt zetten in zorgtaken.
Hoe scoor jij op deze checklist?
Als je de meeste vakjes kunt aanvinken: top! Je bent goed op weg. Mist er nog wat? Dan is het nu het moment om actie te ondernemen.
Wil je wel graag aan de slag, maar heb je er geen tijd voor? Plan vandaag nog een kennismakingsgesprek in en ontdek hoe kleine verbeteringen een groot verschil kunnen maken.
Ik werk alleen, heb ik echt al een Zorg VA nodig?
Juist als je alleen werkt is de rek beperkt. Je hebt maar één paar handen beschikbaar en elke minuut die jij kwijt bent aan administratie gaat af van je cliëntenzorg.
Een Zorg VA hoeft niet minimaal 16 uur per week in te stappen. Je kunt ook starten met eenmalige checks op dossiers of structuur of een 3 uurtjes per week.
Wat levert het uitbesteden van mijn zorgadministratie concreet op?
Alleerst tijdswinst, je krijgt een paar uren terug per week die je nu kwijt bent aan uitzoekwerk, achterstanden en losse lijstjes. Daarnaast worden er ook minder fouten gemaakt in declaraties en dossiers. Dit zorgt automatisch voor meer rust, doordat je niet meer in de avond of het weekend nog even de administratie bij hoeft te werken. En niet onbelangrijk een betere cashflow, minder afgekeurde declaraties en snellere verwerking.
Ik schaam me voor mijn huidige zorgadministratie. Kan je dan wel helpen?
Ik ben er niet om je te veroordelen en kan je zeggen, je bent niet de enige. Ik ben er juist om achterstanden in kaart te brengen en weg te werken, prioriteiten te stellen en samen stap voor stap orde te brengen in de chaos.
Hoe snel zie ik al resultaten als ik mijn praktijk voorbereidt?
Dat hangt af van je startpunt, maar gemiddeld zie je binnen 30 dagen al verschil als je echt gericht aan de slag gaat met je dossierstructuur, het declaratieproces, duidelijke werkwijze en ook taken die je uitbesteed. Met een Zorg VA kan je gericht een plan maken, wat moet nu en wat kan nog even uitgesteld worden? Wat kan er eventueel geautomatiseerd worden. Door juist een sparringspartner in te schakelen voelt het niet meer als een grote berg chaos, maar een concreet stappenplan.