De grootste tijdslurpers in de zorgadministratie

Binnen de zorg draait alles om tijd. Tijd voor cliënten, tijd voor goede gesprekken, tijd voor behandelingen. Maar in de praktijk verdwijnt een groot deel van die kostbare tijd in administratie. 

Mailtjes beantwoorden, cliëntinformatie actualiseren, facturatie, rapportages, verwijzingen, planningen. Het zijn allemaal noodzakelijke taken, maar ze slurpen energie en drukken op de werkdruk in de zorg. 

In dit artikel ontdek je de grootste tijdslurpers in de zorgadministratie en hoe je ze slimmer, veiliger en efficiënter kunt organiseren, zonder in te leveren op kwaliteit of cliëntcontact. 

Wil jij graag taken uitbesteden? Bekijk dan wat ik voor jou kan betekenen. 

Overvolle mailboxen en onduidelijke communicatie

Veel zorgprofessionals starten hun dag al met een achterstand: tientallen ongelezen emails van cliënten, verwijzers en gemeenten. 

Je leest je mails wel, maar je hebt geen tijd om te reageren, hierdoor raakt informatie verspreidt. De belangrijke berichten komen door een overvolle mailbox niet naar voren en hierdoor is er een grote kans dat je afspraken over het hoofd ziet. 

De oplossing:

• werk met vaste responseblokken
• stel automatische ontvangstbevestigingen in 
• werk met labels en categorieën
• laat een Zorg VA zoals mijzelf je mailbox ordenen en urgente berichten voorrang geven. 

Cliëntadministratie niet up to date

Dossiers, rapportages, zorgplannen, evaluaties. Alle informatie staat op verschillende plekken opgeslagen, hierdoor ben je veel tijd kwijt met het zoeken. 

Dit is op te lossen door:

• vaste structuur voor elk dossier
• gebruik maken van standaard sjablonen
• centrale opslag met duidelijke naamgeving
• periodieke opschoning

Facturatie naar gemeenten of zorgverzekeraars

Declaraties op tijd en correct indienen is essentieel, je wilt geen vertraging in je cashflow. Maar het kost zorgprofessionals ontzettend veel tijd. 

Door administratieve fouten, worden facturen afgekeurd. Documenten die vergeten worden toe te voegen aan de factuur, systemen die niet lekker lopen. Het is allemaal makkelijk op te lossen. 

Zorg voor een vaste facturatieflow eens per week of per maand. Laat het controleren voor verzending door een VA of laat jouw VA de facturatie overnemen. Zorg voor de juiste koppelingen van cliëntgegevens. En stel reminders in en probeer te automatiseren waar dit kan. 

Direct meer cliëntentijd beschikbaar maken?  Besteedt enkele tijdrovende zaken aan mij uit. Dit gaat je niet alleen tijd, maar ook geld opleveren.

Planning & afspraken die steeds verschuiven

De planning binnen de zorg is dynamisch en daardoor tijdrovend. Je hebt met cliënten te maken die afzeggen of niet komen opdagen, medewerkers die graag vrij willen of ZZP’ers die hun dienst teruggeven. 

Er zijn oplossingen te vinden:

• Automatische afspraakbevestigingen
• Reminders per sms of e-mail
• Centrale planningstool
• Inzicht in beschikbaarheid
• Een Zorg VA die last-minute wijzigingen of afzeggingen opvangt
• Een zorg VA die de personeelsplanning uit handen neemt.

Verwijzingen of indicaties

Complete dossiers aanleveren bij verwijzingen of indicaties is een must, maar het verzamelen van alle stukken kost heel veel tijd. 

Maak per verwijzer of gemeente een checklist. Zorg voor een standaard documentenmap per cliënt. Maak sjablonen om ontbrekende stukken makkelijk en snel op te vragen. Zorg voor een centrale zorgadministratie. 

Deadlines, verplichtingen en audits

Zorgprofessionals hebben vaak meer verplichtingen dan uren in hun week. 

Daarom adviseer ik mijn klanten om maandelijks administratiemomenten in te plannen die worden opgevolgd door mij. Daarnaast wordt er tijd vrij gemaakt voor het voorbereiden en ook reminders ingesteld. Zo blijf jij deadline naar deadline behalen. 

Conclusie

Administratie hoort bij de zorg, maar het mag je werk en energie niet opslokken. Door tijdslurpers te herkennen en slim te organiseren, krijg je meer rust, overzicht en tijd voor je cliënten. 

Wil je dat ik taken van jou overneem? Ik denk graag met je mee als jouw Zorg VA.