Als Zorg VA spreek ik vaak zorginstellingen en praktijken die tegen een groot probleem aanlopen: “Meer tijd kwijt zijn aan de administratie dan aan de cliënten”.

In deze blog neem ik je mee in een concrete casus: een kleine zorgpraktijk waar alle 3 de behandelaren gemiddeld 10 uur per week kwijt waren aan cliëntdossiers, declaraties, rapportages en mail. Na een gerichte aanpak zaten we op ongeveer 5 uur per week, zonder consessies te doen aan kwaliteit, dossiervorming en AVG. 

Ik deel de stappen die we gezet hebben, zodat je kunt zien wat je hieruit voor je eigen praktijk of organisatie kunt gebruiken. 

Liever je administratie uitbesteden in plaats van zelf aan de slag te gaan? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in.

Startsituatie: 10 uur administratie per week per behandelaar 

De praktijk waar ik betrokken werd is een kleinschalige praktijk met 3 zorgprofessionals. Er is geen backoffice, dus elke zorgprofessional is druk met een combinatie van cliëntcontact, verslaglegging, declaraties en overleggen. Er wordt gebruik gemaakt van meerdere systemen naast elkaar, die ook per professional afwijken. 

Administratieve lasten ontstaan niet door één grote fout, maar door jarenlang overal pleisters te plakken. Laten we hier een formulier toevoegen dan hebben we dit opgelost, een extra controlelijst om dit in de toekomst niet meer te vergeten. En voor je het weet is het ‘even registreren’ veranderd in een halve dagtaak. 

De concrete opdracht voor mij is:
“Wij willen minder regeldruk en meer ruimte voor cliënten, maar het moet overzichtelijk blijven en conform de regels”. 

Stap 1: zichtbaar maken wat er gebeurt

Voordat je iets kan verbeteren, moet je precies weten waar alle tijd blijft. Daarom zijn we begonnen met een eenvoudige tijd- en taakscan. 

Een week lang hield elke professional de volgende gegevens bij:

• Welke administratieve taken doe ik?
• Per taak noteren, wat, welk systeem en hoe lang ben ik bezig?
• Onderscheid tusen cliëntgebonden administratie, interne administratie en extra’s (zoeken, dubbel invoeren, corrigeren van gegevens)

Wat bleek, registraties werden dubbel gedaan bij 2 zorgprofessionals, allereerst op papier en daarna in het ECD. De e-mail werd steeds ad-hoc door alle 3 opgepakt. Er was geen vaste structuur voor verslaglegging, iedereen had zijn eigen werkwijze en daarnaast ging er ontzettend veel tijd verloren aan zoeken van documenten en gegevens waar het ook alweer stond. 

Zoals je begrijpt is hier veel winst te behalen, veel praktijken onderschatten hoeveel tijd er verloren gaat aan zoekwerk en dubbele werkzaamheden. 

Stap 2. Schrappen wat niet nodig is

We hebben nu in beeld wat er allemaal gedaan wordt, nu is het tijd om te kijken naar wat er echt moet gebeuren en wat wordt er gedaan uit gewoonte? 

Samen met de praktijkhouder en de zorgprofessionals hebben wij een online meeting gehad. Deze meeting stond in het teken van:

• Registraties naast wettelijke en contractuele eisen gelegd
• Overbodige kolommen, lijstjes en interne “voor de zekerheid” registraties geschrapt 
• Oude formulieren en procedures opgeschoond of samengevoegd

Het resultaat was gigantisch, er waren minder velden om in te vullen, kortere formulieren en duidelijkheid voor iedereen: dit is wat we vastleggen en dit is wat we niet langer meer doen. 

Mijn visie is vrij helder:
“Als je alles registreert “voor het geval dat”, betaal je daar elke dag tijd en energie voor. Schrappen is geen risico, maar het is vaak pure noodzaak”. 

Stap 3. Processen opnieuw ontwerpen

Hierna zijn we aan de slag gegaan met de hele workflow rond de cliëntreis aan te pakken. Processen werden opnieuw bekeken en ontworpen. Denk hierbij aan:

1. Aanmelding & Intake 

• Standaard vragenlijst
• Automatische bevestiging en afspraakbevestiging
• Heldere checklist: wat moet er voor het eerste consultat in het dossier staan?

2. Consult & verslaglegging

• Werken met sjablonen voor veelvoorkomende consulttypen
• Heldere afspraken over: wat noteer je wel/niet in het dossier?
• Verslaglegging zoveel mogelijk direct na of tijdens het consult afronden

3. Declaratie & facturatie 

• Koppeling tussen ECD en facturatieproces
• Minder handmatige stappen en meer automatische controles

4. Rapportages & overleg 

• Standaard formats voor terugkoppelingen, rapporten en correspondentie
• Template voor mail richting verwijzers en andere ketenpartners

Door de processen strak te trekken, wordt administratie voorspelbaar in plaats van ad-hoc brandjes blussen.

Wil je in 2026 ook aan de slag met het optimaliseren van je processen? Kijk naar wat ik voor jou kan betekenen. 

Stap 4. Taken verschuiven en uitbesteden

De laatste stap is ook een belangrijke, want nu kwam de vraag: “Wat hoort echt bij de zorgprofessional en wat niet?”

We hebben een verdeling gemaakt van alle taken die bij de zorgprofessional blijven en wat naar de backoffice/Zorg VA gaat. 

In mijn rol als Zorg VA heb ik:

• Procesbeschrijvingen uitgewerkt
• Templates & workflows gebouwd
• Taken overgenomen die administratief zijn, maar niet inhoudelijk zorgspecifiek 
• Periodieke checks ingericht

Het resultaat: van 10 naar ongeveer 5 uur administratie per week

In het begin was de nieuwe werkwijze even wennen, hebben we gefine-tuned, maar hebben we mooie resultaten behaald.

Elke zorgprofessional besteed nu ongeveer 5 uur administratie per week in plaats van 10.

Er worden mnder losse taken tussen cliëntafspraken door gedaan en meer gewerkt in ingeplande admin-blokken.

Er is minder frustratie onder de zorgprofessionals omdat ze niet meer achter de feiten aanlopen. 

De praktijkhouder heeft meer rust in het hoofd, omdat er nu een ontworpen systeem is. 

Wat jij hier morgen al kunt toepassen

Natuurlijk hoef je niet direct je hele organisatie om te gooien om impact te kunnen maken. Maar je kan wel enkele stappen alvast vanaf morgen nemen om aan de slag te gaan:

1. Meet één week lang je administratieve tijd.
Laat behandelaren kort noteren welke taak en hoe lang ze bezig zijn. Maak hierna zichtbaar wat de grootste ‘lekken’ zijn.

2. Schrap één overbodig formulier of lijst
Vraag je bij elk formulier af, wie leest dit en wanneer? Kan je deze vragen niet beantwoorden, wees dan kritisch.

3. Introduceer één sjbloon 
Bijvoorbeeld een standaard consultverslag of een veelgebruikte brief. Hoe meer herhaling, hoe meer een template loont. 

4. Plan vaste admin-blokken in je agenda
Twee tot drie om mee te beginnen, dit verlaagt de mentale belasting

5. Kijk eerlijk wat je zelf niet hoeft te doen
Alles wat geen inhoudelijke zorgbeslissing is, kan in principe door de backoffice of Zorg VA gedaan worden, als het goed is ingericht. 

Wil je het niet alleen doen?

Lees je dit nu en denk je: “Ja dit willen wij ook, maar ik weet niet waar ik moet beginnen of ik heb helemaal geen tijd dit er extra bij te pakken?”. Dan is dit precies het moment waar ik als Zorg VA in beeld kom.

Ik help zorginstellingen, praktijken en zelfstandige zorgondernemers om:

• aministratieve lasten structureel te verminderen
• processen strak in te richten
• waar nodig (een deel van) de zorgadministratie over te nemen

Plan een vrijblijvende online kennismaking waarin we jouw huidige administratieve last in kaart brengen en kijken welke stappen je nu al kunt zetten.