Vaak zit je tot over je oren in cliëntcontact, dossiers, facturatie en afspraken. Het is dan ook logisch dat er af en toe wel iets blijft liggen. Maar in de zorgadministratie zijn het juist de kleine foutjes die grote impact hebben: vertraging in declaraties, terugvorderingen, extra werkdruk en soms zelfs risico’s in de kwaliteit van zorg. 

In mijn vorige blog deelde ik al de grootste tijdslurpers in de zorgadministratie. In deze blog gaan we een laag dieper; namelijk veelgemaakte fouten. 

Onvolledige of versnipperde cliëntdossiers

 Op nummer 1 staat toch wel de cliëntdossiers. In mijn werk heb ik al vele dossiers voorbij zien komen alsof het een lappendeken is van informatie: een deel staat in ECD, een deel blijft hangen in de mailbox, WhatsApp-berichten of in een notitieboekje. Het gevolg is een dossier dat lastig te controleren is, geen volledig beeld geeft en bij audits of overdrachten direct voor problemen zorgt.

Declaraties die onjuist worden ingediend

Dit is misschien wel de meest tijdrovende fout. Declaraties worden afgekeurd omdat gegevens ontbreken, verkeerd zijn ingevoerd of omdat een verwijzing niet (meer) geldig is. Dit zorgt voor vertraging, dubbele administratie en vaak onnodige stress, ook bij de cliënt. 

Ongestructureerd mailbeheer

Verwijsbrieven die zoek raken, ongelezen belangrijke e-mailberichten, acties die blijven liggen. Een drukke mailbox zonder structuur is een directe oorzaak van fouten in cliëntadministratie en facturatie. De mail is vaak de plek waar cruciale informatie binnenkomt en waar het ook vaak mis gaat. 

Onregelmatig dossieronderhoud

Het is schrikbarend hoeveel organisaties reactief werken: als er een audit aankomt of als de werkdruk stijgt, wordt het dossier snel ogpeschoond. Daardoor ontstaat onvolledige documentatie, dubbele bestanden of verouderde gegevens die lang onopgemerkt blijven. 

Verouderde, ontbrekende of niet-gecontroleerde documenten

Toestemmingen die verlopen zijn, beschikkingen die buiten de geldigheid vallen, rapportages die ooit eens half zijn ingevoerd. Het zijn fouten die direct gevolg hebben voor de kwaliteit van dossierbeheer en de goedkeuring van declaraties. 

Onduidelijke overdracht bij afwezigheid of ziekte

Als dossiers of administratieve processen niet transparant zijn, ontstaat er bij afwezigheid direct chaos. Collega’s weten niet waar benodigde documenten staan, wat de laatste status is en of welke deadlines er lopen. Dit zorgt voor vertraging, fouten en vooral frustratie.

Geen back-up of noodprocedure voor administratieve taken

Bij uitval van een medewerker of een onverwachte situatie valt de administratie vaak stil. Zonder back-up of duidelijk proces ontstaat er direct achterstand en raakt het overzicht snel kwijt met alle gevolgen voor declaraties en cliëntdossiers. 

De rode draad in al deze fouten is: gebrek aan structuur, overzicht en een vast proces. Met een paar makkelijke basisprincipes voorkom je 80% van alle foutbronnen:

1. Centraliseer alle informatie 
   Werk met één plek waar alle docuemten, verslagen en gegevens staan. Geen losse notities, geen verdwaalde mappen, geen dubbele versies. 
2. Werk met vaste formats en standaarden
   Uniforme templates voor rapportages, verslagen, aanvragen en declaraties zorgen voor minder fouten en meer consistentie. 
3. Voer wekelijks dossieronderhoud uit
   Korte vaste momenten voor opschoning en controle voorkomen grote problemen en houden alles up-to-date. 
4. Hanteer een duidelijke mailstructuur
   Labels, mappen of categorieën voor cliënten, verwijzigen, declaraties en belangrijke communicatie geven rust en overzicht. 
5. Borg overdracht en back-up 
   Een duidelijke procedure voor ziekte, vakantie of wisselingen voorkomt dat de administratie stilvalt of cruciale informatie zoekraakt. 

Als Zorg-VA neem ik jouw administratieve taken volledig of gedeeltelijk uit handen. Van cliëntadministratie tot declaraties, van dossierbeheer tot mailverwerking. Ik zorg voor structuur, continuïteit en foutloze processen. 

Zodat jij kunt doen waar jouw hart ligt: zorg verlenen.