Iemand schrijft zich in voor jouw nieuwsbrief. Ze heeft op die knop gedrukt, haar mailadres ingevuld en op 'aanmelden' geklikt. En dan? Dan gebeurt er niets of nog ergers, ze ontvangt op haar scherm een droog "bedankt voor je aanmelding". Een goed ingestelde welkomstflow zorgt ervoor dat nieuwe inschrijvers zich direct welkom voelen, weten wat ze kunnen verwachten en een eerste indruk krijgen van jou en je werk.
In deze blog leg ik je precies uit wat een welkomstflow is, waarom hij zo belangrijk is en hoe je hem stap voor stap instelt, ook als je technisch niet sterk bent.
Wil je jouw welkomstflow laten instellen?
Plan dan een gratis kennismakingsgesprek.
Wat is een welkomstflow?
Een welkomstflow is een reeks automatische e-mails die verstuurd worden op het moment dat iemand zich inschrijft voor jouw nieuwsbrief of e-maillijst. Je stelt hem één keer in en daarna loopt hij vanzelf, voor elke nieuwe inschrijver.
De eerste mail gaat er direct na aanmelding uit, daarna kun je kiezen of je nog een tweede of derde mail stuurt, bijvoorbeeld een dag of een week later. Samen vormen deze mails jouw welkomstflow.
Een welkomstflow verschilt van een gewone welkomstmail: een welkomstmail is één losse e-mail, terwijl een welkomstmail een serie mails is. Beide zijn waardevol, maar een flow geeft je meer ruimte om een band op te bouwen.
Waarom is een welkomstflow belangrijk?
Het moment waarop iemand zich inschrijft is het moment waarop haar interesse het grootst is. Ze heeft bewust 'ja' gezegd. Dat is dus het moment om:
- Jezelf voor te stellen, wie ben jij, wat doe je en voor wie?
- Vertrouwen op te bouwen, je laat zien dat je weet waar je het over hebt
- Verwachtingen te scheppen, je geeft aan hoe vaak je mail en wat ze van jou kunnen verwachten
- Een eerste stap te zetten, stuur haar naar een interessante blog, een aanbod of een gesprek.
Ondernemers die geen welkomstflow hebben, laten kansen liggen. Mensen vergeten vaak waarom ze zich hebben ingeschreven of ze herkennen je naam niet meer als je weken later ineens een nieuwsbrief stuurt. Met een goede welkomstflow zorg je ervoor dat dat niet gebeurt.
Hoe stel je een welkomstflow in 5 stappen in?
Stap 1 | Kies je e-mailsoftware
Je hebt een e-mailmarketingtool nodig om een welkomstflow in te kunnen stellen. Denk aan tools als MailerLite, ActiveCampaign, Mailtribe, Mailblue of Mailchimp.
Welke het beste bij jou past hangt af van je budget, je technische niveau en wat je ermee wil doen. Werk je al met een tool, maar weet je niet goed hoe je de automatisering instelt? Dit is precies waar ik je bij help. Neem contact op en ik kijk met je mee.
Stap 2 | Maak een trigger aan
Een trigger is het startpunt van je welkomstflow. Dat is meestal 'iemand schrijft zich in via formulier X'. Je stelt in je e-mailsoftware in dat de flow automatisch start zodra iemand het formulier invult.
Stap 3 | Schrijf je eerste welkomstmail
De eerste mail gaat er direct uit na inschrijving, maak hem persoonlijk en warm. Mijn advies is om deze mail niet te lang te maken, maar wel erin te zetten dat je 'haar' welkom heet, bij voorkeur bij naam als dat kan. Je vertelt wie je bent in één of twee zinnen en wat je doet. Daarnaast geef je aan wat ze kunnen verwachten van je, hoevaak ga je mailen en over welke onderwerpen? Een cadeautje of tip om direct mee aan de slag te gaan, bindt de lezer direct aan jou en sluit af met een zachte call-to-action.
Hulp nodig bij het schrijven van je welkomstmail?
Ik help je graag mee. Plan een gratis kennismakingsgesprek.
Stap 4 | Voeg een tweede email toe
Stuur 2 of 3 dagen later een tweede mail. Hierin kun je dieper ingaan op wat je doet, bijvoorbeeld door het delen van een succesverhaal van een klant of haar uitnodigen om een blogpost te lezen. Zorg dat de mail relevant is en niet te lang.
Stap 5 | Test je flow voordat je hem aanzet
Schrijf je in via je eigen formulier en controleer of de emails aankomen, maar ook of ze er goed uitzien op je telefoon en de juiste links bevatten. Dit klinkt logisch, maar het wordt vaak overgeslagen, met als gevolg dat nieuwe inschrijvers een mail ontvangen met een link die niet werkt of een lege afbeelding.
Wat zet je in een welkomstflow als ondernemer?
Dit hangt natuurlijk af van jouw bdrijf en doelgroep, maar dit zijn bewezen onderwerpen die heel goed werken:
- Mail 1: Welkom + wie ben jij + wat kunnen ze verwachten
- Mail 2: Jouw best gelezen blog of een waardevolle tip
- Mail 3: Een kijkje achter de schermen of een klantervaring
- Mail 4: Een zachte uitnodiging voor een kennismakingsgesprek of aanbod
Natuurlijk hoef je niet meteen vier mails te schrijven. Begin als eerste met één welkomstmail en bouw van daaruit verder op. Rome is ook niet in een dag gebouwd.
Veelgemaakte fouten
Natuurlijk gaat er ook regelmatig wat fout en dat wil jij absoluut voorkomen. Dit zijn de fouten die ik het vaakst tegenkom bij ondernemers die zelf hun welkomstflow hebben ingesteld.
Te lang en teveel informatie
Houdt elke mail gefocust op één onderwerp. Je kunt beter een korte relevante mail sturen, dan een lange mail met teveel onderwerpen, waarbij de lezer halverwege afhaakt.
Geen persoonlijke toon
Schrijf zoals je praat en dat bedoel ik niet letterlijk. Maar praat je down-to-earth, ga dan niet opeens zakelijk een brief schrijven. Je raakt direct de connectie kwijt, ze schrijven zich in, omdat ze zich met jou verbonden voelen. Jouw communicatie valt hier ook onder.
Geen duidelijke volgende stap
Elke mail moet één duidelijk doel hebben en maar één call-to-action.
De flow is niet getest
Test altijd eerst zelf de flow, voordat je hem aanzet. De eerste indruk telt bij jouw lezer.
Te lange pauzes tussen de mails
Een lezer is jou zo weer vergeten, dus houdt maximaal een week aan tot de volgende mail verstuurd wordt.
Instellen zonder er zelf uren mee bezig te zijn?
Dat is precies wat ik doe. Bekijk mijn aanbod of plan direct een gratis kennismakingsgesprek.
